Кадровые документы

Кадровые документы закрепляют письменно то, о чём работодатель договорился с людьми и как он управляет ими каждый день: кто какую должность занимает, что входит в обязанности, сколько таких должностей в организации, когда человек идёт отдыхать, на каком основании издаётся распоряжение и как один отдел просит что-то у другого. Всё это живёт на бумаге или в электронном виде не ради красоты, а потому что спор с работником, проверка трудовой инспекции и вопрос налоговой решаются по документу, а не по устной договорённости.

Мы собрали в этом хабе шесть разборов и ниже объясняем, что в комплекте обязательно, что появляется по решению самой организации, как связаны документы между собой и сколько их положено хранить.

Что входит в кадровый комплект и на чём держится

Часть документов требует закон прямо, часть организация заводит сама, потому что без них не работают первые. Разделение полезно держать в голове до того, как начнёте спорить с проверяющим о формальностях.

• Штатное расписание. Сводит вместе структуру, должности, количество единиц и оклады. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и не отменена. С 1 января 2013 года изменилось другое: по части 4 статьи 9 закона о бухгалтерском учёте формы первичных документов определяет руководитель, и обязательность унифицированных бланков для коммерческих организаций закончилась. Наименование должности из штатного расписания попадает в трудовой договор по статье 57 ТК РФ, поэтому расхождения здесь тянут за собой ошибки во всех остальных бумагах.
• Должностная инструкция. Трудовой кодекс её не называет, и отдельного требования иметь такой документ в нём нет. Смысл появляется от обратного: без описанных обязанностей нечем подтвердить, что работник нарушил именно то, за что его привлекают к дисциплинарной ответственности по статье 192 ТК РФ. Наименования должностей и требования к квалификации берутся из профессиональных стандартов и квалификационных справочников.
• График отпусков. Единственный документ комплекта с жёсткой датой. Статья 123 ТК РФ требует утвердить его не позднее чем за две недели до наступления календарного года, для 2027 года крайний срок приходится на 17 декабря 2026 года. Форма Т-7 из того же постановления Госкомстата используется как основа, отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное время.
• Согласие на обработку персональных данных. Работает по Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Статья 9 задаёт закрытый состав сведений, которые должны быть в согласии, и требует конкретности: обобщённая формулировка про любые действия с любыми данными не закрывает требование. Для найма согласие нужно не всегда, поскольку часть обработки идёт по другому основанию, зато для фото на сайте и для передачи данных подрядчику оно требуется отдельно.
• Приказ. Основной распорядительный документ организации. Оформляется по ГОСТ Р 7.0.97-2025, введённому приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, а термины к нему даёт ГОСТ Р 7.0.8-2025. Приказы делятся на три группы по личному составу, по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, и от группы зависит и нумерация, и срок хранения.
• Служебная записка. Внутреннее обращение одного подразделения к другому или к руководителю. Формы в законе нет, состав реквизитов берётся из того же ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Правил делопроизводства, утверждённых приказом Росархива от 24.12.2020 № 199. Записка часто становится основанием для приказа, поэтому её текст стоит писать так, чтобы из него можно было собрать распорядительную часть.

Как документы связаны между собой

Комплект удобно читать как цепочку, где каждое следующее звено опирается на предыдущее. Штатное расписание задаёт перечень должностей. По должности пишется инструкция с обязанностями и требованиями к квалификации. При приёме работника издаётся приказ, и работник знакомится с инструкцией под подпись до подписания трудового договора, как того требует статья 68 ТК РФ. Дальше начинается текущая жизнь: служебная записка руководителя отдела становится основанием для приказа о поощрении или о переводе, график отпусков превращается в приказ на конкретный отпуск, согласие на обработку данных лежит в личном деле и ограничивает то, что организация вправе делать со сведениями о человеке.

Разрыв в цепочке инспектор видит быстрее, чем ошибку в отдельном документе. Должность в трудовом договоре звучит иначе, чем в штатном расписании. Инструкция подписана задним числом. Приказ издан без основания. Отпуск предоставлен вне графика и без заявления. Каждая такая пара документов противоречит сама себе, и объяснить это ссылкой на занятость не получится.

Сроки хранения: короткая таблица

Сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Уничтожение раньше срока превращается в отдельное нарушение по статье 13.20 КоАП РФ со штрафом на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей и на организацию от 5 000 до 10 000 рублей, поэтому календарь хранения проще завести сразу.

Документ	Статья Перечня № 236	Срок хранения
Штатное расписание и изменения к нему	ст. 40	Постоянно по месту утверждения, 3 года в других организациях
Штатная расстановка	ст. 42	50/75 лет
Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении	ст. 434а	50/75 лет ЭПК
Приказы об отпусках и о командировках	ст. 434г	5 лет
Приказы по основной деятельности	ст. 19	Постоянно
График отпусков	ст. 453	3 года, отсчёт с 1 января следующего года
Должностная инструкция типовая	ст. 442	3 года после замены новой
Должностная инструкция по конкретной должности	ст. 443	50/75 лет
Служебная записка	По делу, в которое подшита	От 1 года до 50/75 лет

Формулу 50/75 расшифровывает сноска к Перечню: дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные позже 50 лет. Отметка ЭПК означает, что дело могут отобрать на постоянное хранение. У служебной записки собственной строки в Перечне нет, поэтому срок ей задаёт дело: подшитая к проекту приказа она живёт год, ставшая основанием кадрового приказа уходит на 50/75 лет.

Что ломается чаще всего

Первое место занимают скачанные образцы с чужими реквизитами. В должностной инструкции остаются обязанности, которых у вашего работника нет, в приказе стоит ссылка на отменённый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо редакции 2025 года, в согласии на обработку данных перечислены цели, под которые организация ничего не делает. Проверка читает такой документ как непересмотренный годами.

Второе место занимает отсутствие подписи об ознакомлении. Документ есть, лист ознакомления пуст, и юридически работник о требовании не знал. Дисциплинарное взыскание в этой ситуации отменяется в суде вместе с приказом.

Третье место занимают сроки. График отпусков утверждён в январе вместо декабря, приказ о дисциплинарном взыскании издан позже месячного срока из статьи 193 ТК РФ, согласие на обработку данных не отозвано после увольнения. Нарушение трудового законодательства идёт по статье 5.27 КоАП РФ, а нарушение правил обработки персональных данных по статье 13.11 КоАП РФ, и это две разные проверки с двумя разными органами.

Отдельная линия для бизнеса лежит в первичных и договорных документах: счета, акты, договоры и претензии разобраны в хабе первичные и деловые документы, а что композер умеет собирать под задачи компании, показано на странице для бизнеса.