Должностная инструкция: как составить и оформить в 2026 году

Должностная инструкция отвечает на один практический вопрос: что именно работник делает на своей должности, чего от него можно требовать и за что он отвечает. Путаницы вокруг документа много, и причина простая: Трудовой кодекс его вообще не упоминает.

Ниже разбираем, обязателен ли документ, чем отличаются два способа оформления, из каких разделов он состоит и какие формулировки можно поставить сразу. Отдельно отметили изменение 2026 года: с 1 января действует новый классификатор должностей, и наименования в старых инструкциях приходится сверять заново.

Должностная инструкция обязательна или нет

Как отдельный документ она не обязательна. Кодекс её не упоминает, порядок составления нормативно не утверждён, работодатель сам решает, делать инструкцию или обойтись без неё. Роструд подтверждал это дважды: письма от 31.10.2007 № 4412-6 и от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1.

Обязательной закон делает трудовую функцию. По ст. 57 ТК РФ (ФЗ от 30.12.2001 № 197-ФЗ) трудовой договор обязательно её содержит: работу по должности согласно штатному расписанию и конкретный вид поручаемой работы. Отсюда рабочий вывод: инструкция остаётся правом работодателя, описание трудовой функции обязательно, и у этого описания два законных места. Либо сам трудовой договор, либо инструкция, на которую договор ссылается. Второй вариант Роструд прямо допускает, дублировать в договоре весь перечень обязанностей при этом не нужно.

Когда трудовая функция не описана нигде, работает ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ о ненадлежащем оформлении трудового договора: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 рублей на ИП, от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. Последствие тяжелее штрафа: требовать исполнения обязанностей и наказывать за неисполнение нечем.

Исключения из общего правила два. Государственным гражданским служащим положен должностной регламент, и состав его разделов прямо задан ст. 47 ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Второе исключение касается не самого документа, а его содержания, и работает у любого работодателя, включая ИП: если требования к квалификации по должности установлены нормативным актом, профстандарт в этой части обязателен (ст. 195.3 ТК РФ), и произвольные требования в инструкции уже недопустимы.

Инструкция существует только в трудовых отношениях. Исполнителю по договору оказания услуг или по договору с самозанятым её не выдают: там объём работ описывают в договоре, а признаки подчинения распорядку становятся риском переквалификации.

Приложение к трудовому договору или отдельный локальный акт

Развилку проходят на автомате, расплачиваются через год, когда обязанности нужно поменять. Роструд в письме № 4412-6 сформулировал оба варианта дословно: инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Что сравниваем	Приложение к договору	Отдельный локальный акт
Как вводится	подписывают вместе с договором	приказ либо гриф УТВЕРЖДАЮ
Что в договоре	обязанности в приложении	ссылка на инструкцию обязательна
Ознакомление	не требуется отдельно	под роспись до подписания договора (ст. 68 ТК РФ)
Правка срока, формулировки	допсоглашение (ст. 72 ТК РФ)	новая редакция и ознакомление (письмо № 4412-6)
Изменение трудовой функции	допсоглашение	допсоглашение, односторонний порядок исключён (ст. 74)
Когда удобнее	одна-две должности, обязанности стабильны	несколько работников на одной должности

Выделенная строка таблицы самая дорогая. Ст. 74 ТК РФ разрешает работодателю менять условия договора односторонне при изменении организационных или технологических условий труда с уведомлением за два месяца, но делает прямое исключение для трудовой функции. Приказом о новой редакции нельзя ни добавить человеку новое направление работы, ни забрать старое.

У ИП с работниками правила те же, статус работодателя не меняет ни ст. 72, ни ст. 74 ТК РФ. Полный комплект кадровых бумаг разбирали в статье про документы для ИП.

Кто разрабатывает должностную инструкцию и кто утверждает

Порядок разработки закон не устанавливает, организация задаёт его сама. Текст готовит руководитель подразделения, где работает сотрудник: реальный состав работы знает он. Кадровая служба сверяет наименование должности со штатным расписанием, юрист смотрит разделы Права и Ответственность.

Утверждает работодатель: руководитель организации либо лицо, уполномоченное уставом, приказом или доверенностью. Утверждение начальником отдела за директора без доверенности даёт работнику аргумент о недействительности документа.

Форма грифа задана ГОСТ Р 7.0.97-2025 (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, введён с 18.08.2025): УТВЕРЖДАЮ с должностью, подписью и датой либо отсылка к приказу. Применяют ГОСТ добровольно (ст. 26 ФЗ от 29.06.2015 № 162-ФЗ), обязателен он лишь для организации, закрепившей его в своём делопроизводстве. Согласование с профсоюзом кодекс не требует (ст. 8 ТК РФ).

Структура должностной инструкции с готовыми формулировками

Единой обязательной структуры нет, сложилась практическая. Ниже разделы по порядку и образец формулировок под копирование. Пример: менеджер по продажам.

Шапка и гриф утверждения

Наименование организации, гриф утверждения справа, вид документа, заголовок с должностью, место составления и год. Гриф СОГЛАСОВАНО идёт слева на том же уровне либо на отдельном листе (п. 5.20 ГОСТа).

УТВЕРЖДАЮ. Генеральный директор _______ И.И. Иванов, __ ______ 2026 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ менеджера по продажам. г. Москва, 2026.

1. Общие положения

Наименование должности, категория, подразделение, подчинение, порядок назначения:

1.1. Менеджер по продажам относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно руководителю отдела продаж.
1.2. Назначение на должность и освобождение от должности производятся приказом генерального директора.

2. Квалификационные требования

Образование, опыт, знания. Источники формулировок по приоритету: нормативный акт с требованиями к квалификации; профстандарт из реестра Минтруда; справочники (постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37 для служащих, ЕТКС для рабочих); собственные требования работодателя.

2.1. На должность назначается лицо со средним профессиональным образованием и опытом работы в продажах не менее одного года.
2.2. Менеджер по продажам должен знать: законодательство о договорах купли-продажи и поставки; ассортимент и характеристики продукции; порядок работы в CRM-системе организации.

3. Функции

Три-семь направлений, объясняющих, зачем должность существует. Раздел необязательный, но именно он превращает документ в управляемый вместо свалки из сорока пунктов:

3.1. Поиск и привлечение новых клиентов.
3.2. Ведение и развитие закреплённой клиентской базы.
3.3. Подготовка и заключение договоров поставки.

4. Должностные обязанности

Самый объёмный раздел и самый спорный в судах. Формула пункта: глагол в третьем лице, объект, срок или периодичность, результат. Пункт должен быть проверяемым, иначе им не обосновать ни премию, ни замечание.

4.1. Обрабатывает входящие обращения клиентов в CRM-системе не позднее одного рабочего дня с момента поступления обращения.
4.2. Совершает не менее 20 исходящих звонков потенциальным клиентам в течение рабочего дня и фиксирует результат каждого звонка в CRM-системе.
4.3. Ежемесячно, до 5-го числа месяца, следующего за отчётным, представляет руководителю отдела продаж отчёт о выполнении плана.

5. Права

Общие права есть у работника и без инструкции: по ст. 57 ТК РФ невключение прав в договор не означает отказа от них. Переписывать ст. 21 ТК РФ смысла нет, в раздел идут инструментальные права под трудовую функцию.

5.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений документы и информацию, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

6. Ответственность

Только отсылочные формулировки. Перечень взысканий в ст. 192 ТК РФ закрытый (замечание, выговор, увольнение), применение иных там прямо запрещено.

6.1. Менеджер по продажам несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации.

7. Взаимодействие и порядок пересмотра

Оба раздела опциональные. Первый снимает споры о том, чья это зона, второй задаёт периодичность обновления:

7.1. С бухгалтерией: передаёт подписанные договоры и акты; получает данные об оплате по своим клиентам.
8.1. Инструкция пересматривается не реже одного раза в три года, а также при изменении структуры, законодательства или профстандарта.

Подписи и лист ознакомления

Подпись разработчика, визы согласования, отметка работника. Экземпляров два, один по просьбе работника вручают ему (письмо Роструда № 4412-6).

Разработал: руководитель отдела продаж _______ П.П. Петров. СОГЛАСОВАНО: начальник отдела кадров _______ С.С. Сидорова.
С должностной инструкцией ознакомлен, экземпляр получил: __ ______ 2026 г. _______ /Н.Н. Николаев/

Должностная инструкция по профстандарту

Профстандарт удобен как источник формулировок, работает это по соответствию разделов. Обобщённая трудовая функция ложится в раздел Функции, трудовые действия дают пункты Должностных обязанностей, необходимые знания и умения идут в Квалификационные требования. Наличие стандарта по должности проверяют в Реестре профстандартов Минтруда (profstandart.rosmintrud.ru).

Копировать стандарт целиком нельзя. Он описывает профессию в целом и обязанности конкретной организации не стандартизирует, о чём прямо сказано в Рекомендациях ВНИИ труда Минтруда России по применению профстандартов. Оттуда же разрешение: можно взять не весь набор трудовых функций либо расширить его под специфику работы.

Обязательность определяет ст. 195.3 ТК РФ, и критерий там один: есть ли требования к квалификации в кодексе, федеральных законах или иных нормативных актах. Форма собственности значения не имеет. Где такие требования есть, стандарт в этой части обязателен и для ООО, и для ИП; в остальных случаях характеристики квалификации служат основой для собственных требований работодателя. Отдельное правило в ст. 57 ТК РФ: когда с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование и квалификационные требования должны соответствовать справочникам или профстандартам.

Больше всего устаревших ссылок у специалиста по охране труда. Актуальные источники: профстандарт «Специалист в области охраны труда», код 40.054 (приказ Минтруда России от 22.04.2021 № 274н, действует до 01.09.2027) и приказ Минтруда России от 31.01.2022 № 37. Сама служба при численности свыше 50 человек создаётся по ст. 223 ТК РФ, куда норма перенесена с 01.03.2022, а ст. 217 теперь озаглавлена как система управления охраной труда. Требования вида стаж техника I категории не менее трёх лет тянутся из постановления Минтруда России от 08.02.2000 № 14, утратившего силу с 1 марта 2022 года.

Ознакомление с должностной инструкцией

Ознакомление держится на двух нормах. Ст. 68 ТК РФ требует ознакомить работника под роспись с локальными актами, связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. Ст. 22 ТК РФ обязывает знакомить под роспись с каждой новой редакцией.

Способов фиксации четыре: подпись на последнем листе экземпляра инструкции; отдельный лист ознакомления; журнал локальных актов; электронная подпись при кадровом ЭДО (ст. 22.1-22.3 ТК РФ, введены ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ), инструкция в перечень исключений не входит. При варианте с приложением к договору отдельное ознакомление не требуется.

Работник отказался подписывать? Наказать за это нельзя, отказ от подписи дисциплинарным проступком не является. Практика такая: составляют акт об отказе при двух свидетелях и считают обязанность работодателя исполненной. Прямой нормы в кодексе нет, поэтому акт оформляют с датой и подписями свидетелей.

Что нельзя писать в должностной инструкции

Список скучный, пока по одному из пунктов не приходит иск.

• Штрафы и депремирование: перечень взысканий в ст. 192 ТК РФ закрытый, а по ст. 8 ТК РФ ухудшающие нормы локальных актов не применяются. Удержанное возвращают плюс штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Полная материальная ответственность: возникает только из отдельного договора и только по должностям из перечней постановления Минтруда России от 31.12.2002 № 85, пункт в инструкции её не создаёт.
• Требования вне трудовой функции (возраст, пол, личный автомобиль, прописка): ст. 3 ТК РФ разрешает опираться только на деловые качества работника, а тот, кто считает себя жертвой дискриминации, вправе обратиться в суд.
• Резиновый пункт выполняет иные поручения руководителя: ст. 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором.
• Наставничество, добавленное приказом: по ст. 351.8 ТК РФ (с 01.03.2025) оно возможно только с письменного согласия работника, а сроки и размер выплат указывают в договоре или допсоглашении.
• Требования охраны труда вместо инструкции по охране труда: у неё своя структура и свой порядок доведения через инструктажи (приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н).

Частые ошибки и чем они заканчиваются

Ошибка	Последствие
Трудовая функция не описана ни в договоре, ни в инструкции	ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, обязанности не закреплены
Инструкцию-приложение правят приказом о новой редакции	нарушена ст. 72 ТК РФ, приказ не действует, взыскание снимается
Трудовую функцию меняют по ст. 74 ТК РФ	статья исключает такое изменение, увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 оспаривается
Ознакомили после подписания договора либо не ознакомили	ст. 68 и ст. 22 ТК РФ, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, взыскание обнуляется

Чек-лист перед утверждением

• Наименование должности совпадает со штатным расписанием и сверено по ОКПДТР ОК 016-2025, который действует с 01.01.2026 взамен ОК 016-94 (приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст).
• Проверено, есть ли профстандарт по должности и требования к квалификации в нормативном акте.
• Выбран способ оформления, в договоре есть описание трудовой функции либо ссылка на инструкцию.
• У каждой обязанности есть проверяемый критерий: срок, периодичность, количество или результат.
• В Правах нет ст. 21 ТК РФ, в Ответственности нет штрафов и полной материальной ответственности, нет требований вне трудовой функции и условий договора: графика, оклада, отпуска.
• Требования охраны труда вынесены в инструкцию по приказу № 772н, гриф подписан уполномоченным лицом, ознакомление оформлено до подписания договора.
• Определён срок хранения: типовая 3 года после замены новой, индивидуальная 50/75 лет (ст. 442 и 443 Перечня, приказ Росархива № 236).

Частые вопросы

Должностная инструкция обязательна или нет

Как отдельный документ нет: кодекс её не упоминает, работодатель решает сам (письма Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 и от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1). Обязательна трудовая функция по ст. 57 ТК РФ, поэтому описать работу придётся либо в договоре, либо в инструкции со ссылкой на неё. Отсутствие описания даёт состав по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Законом документ предписан государственным гражданским служащим (ст. 47 ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Кто разрабатывает должностную инструкцию и кто её утверждает

Порядок разработки организация устанавливает сама. Текст обычно готовит руководитель подразделения, кадровая служба проверяет наименование должности и требования к квалификации, юрист смотрит права и ответственность. Утверждает работодатель: руководитель либо лицо, уполномоченное уставом, приказом или доверенностью.

Можно ли изменить обязанности без согласия работника

Зависит от способа оформления и от того, что меняется. У инструкции-приложения любая правка обязанностей меняет условие договора, нужно допсоглашение в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). У инструкции-локального акта правку, которая не затрагивает обязательные условия договора и трудовую функцию, достаточно утвердить новой редакцией и письменно донести до работника (письмо Роструда № 4412-6). Трудовую функцию односторонне изменить нельзя в любом варианте, ст. 74 ТК РФ делает для неё исключение.

Как оформить ознакомление и что делать при отказе подписывать

С инструкцией-приложением работник подписывает договор вместе с приложением, отдельного ознакомления не нужно. С отдельным локальным актом ознакомление идёт под роспись до подписания договора (ст. 68 ТК РФ), с новыми редакциями по ст. 22 ТК РФ. Подойдёт подпись на экземпляре, лист ознакомления, журнал локальных актов или электронная подпись при кадровом ЭДО. При отказе составляют акт при двух свидетелях, наказать за сам отказ нельзя.

Читайте также

• Документы для ИП: что оформить в первый месяц
• Договор с самозанятым: формулировки, за которые переквалифицируют в трудовой
• Договор оказания услуг между ИП и ООО: разбор по пунктам
• Коммерческое предложение: структура, которая продаёт

Материал носит справочный характер. Реквизиты нормативных актов и требования к квалификации сверяйте с действующей редакцией, а формулировки разделов приводите под своё штатное расписание и локальные акты. Рабочие шаблоны для компаний собираем на странице для бизнеса.

Разбираем кадровые документы и работу с нейросетями в Telegram-канале NeiroLabs: t.me/neirolabs_ai.