Штатное расписание: как составить, утвердить и изменить

Штатное расписание закрепляет, какие должности есть у работодателя, сколько ставок предусмотрено по каждой и какая оплата за эту работу установлена. Документ описывает структуру организации, а не занятых в ней людей: фамилий в нём нет, а вакантные позиции стоят в таблице наравне с занятыми.

Спорят обычно о двух вещах: обязателен ли документ и можно ли отойти от привычного бланка. Мы собрали разбор по нормам, действующим на сентябрь 2026 года, чтобы по нему заполнить таблицу сегодня.

Обязательно ли штатное расписание: что говорит ТК РФ

Прямой нормы «работодатель обязан вести штатное расписание» в Трудовом кодексе РФ (197-ФЗ от 30.12.2001) нет, но Кодекс дважды исходит из того, что документ существует. Статья 15 определяет трудовые отношения через выполнение трудовой функции, то есть «работы по должности в соответствии со штатным расписанием», и ст. 57 повторяет ту же формулировку в перечне обязательных условий трудового договора.

Государственная инспекция труда обычно квалифицирует отсутствие документа как нарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (195-ФЗ от 30.12.2001): предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и на ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию; при повторном нарушении по ч. 2 организация платит от 50 000 до 70 000 рублей. Квалификация эта спорная, автоматизма в ней нет.

Настоящая проблема появляется в суде: сокращение по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ доказывается сопоставлением старой и новой редакций штатного расписания. Без документа предъявить нечего, увольнение признают незаконным, работника восстанавливают с оплатой прогула.

ИП с работниками в той же логике: он работодатель и сокращает людей по тем же основаниям. Про остальной обязательный минимум предпринимателя мы писали в разборе документов для ИП.

Кто разрабатывает и кто утверждает штатное расписание

Разрабатывает документ кадровая служба вместе с бухгалтерией: в бланке Т-3 предусмотрены их подписи. В компании из пяти человек оба поля закрывает тот, кто его вёл.

Утверждает штатное расписание руководитель организации или уполномоченное им лицо, причём именно приказом (распоряжением). Требование сформулировано в указаниях к форме Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Подпись руководителя на самом бланке не нужна: там стоит гриф утверждения со ссылкой на приказ.

Приказ издаётся по основной деятельности и оформляется по ГОСТ Р 7.0.97-2025 (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, действует с 18.08.2025). Общие правила разобраны в статье про приказ, здесь достаточно распорядительной части:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2027 года
штатное расписание ООО „Ромашка“ от 16.12.2026 № 3
штатной численностью 18,75 единицы с месячным фондом
оплаты труда 1 246 500 рублей 00 копеек.

2. Признать утратившим силу с 31 декабря 2026 года
штатное расписание от 20.12.2025 № 2.

Согласовывать документ с профсоюзом Кодекс не требует: по ст. 8 ТК РФ мнение представительного органа учитывают лишь в случаях, прямо предусмотренных законом или коллективным договором.

Форма Т-3 или собственный бланк в 2026 году

Унифицированная форма № Т-3 (ОКУД 0301017) утверждена тем же постановлением Госкомстата № 1. Постановление не отменено, поэтому расхожее утверждение, что форма Т-3 отменена, ошибочно. С 1 января 2013 года изменилось другое: по ч. 4 ст. 9 закона о бухгалтерском учёте (402-ФЗ от 06.12.2011) формы первичных документов определяет руководитель экономического субъекта, и обязательность унифицированных бланков для коммерческих организаций закончилась.

Т-3 остаётся безопасным вариантом по умолчанию: её узнают инспекторы, суды и бухгалтерские программы, а почти любой образец штатного расписания в сети сделан по ней. Свой бланк нужен, когда в таблицу добавляют грейд, код проекта, признак вредных условий по СОУТ или больше трёх видов надбавок; утверждают его приложением к учётной политике с обязательными реквизитами из ч. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Как составить штатное расписание: разбор всех граф

Шапка, номер, период и гриф утверждения

В шапке пишут полное наименование работодателя как в учредительных документах, для предпринимателя это «Индивидуальный предприниматель Фамилия И. О.». Справа проставляют код по ОКПО и код формы по ОКУД 0301017.

Ниже идут название документа, номер и дата составления, которая не совпадает ни с датой утверждения, ни с датой введения в действие. Строку о периоде действия заполняют либо конкретным сроком (на 2027 год), либо только датой начала; открытый вариант удобнее, документ тогда работает до новой редакции.

В правом верхнем углу размещают гриф утверждения со ссылкой на приказ: «УТВЕРЖДЕНО Приказом ООО „Ромашка“ от 16.12.2026 № 47-ОД». Рядом ставят реквизит штатной численности: «Штат в количестве 18,75 единицы». Это число обязано совпадать с итогом графы 4, включая дробные ставки.

Графы 1-3: подразделение, код, должность

Графа 1 содержит наименование подразделения так, как оно звучит в оргструктуре: администрация, отдел продаж, производственный цех № 1. В микробизнесе графу оставляют пустой. Если работа в обособленном подразделении даёт работнику льготы, название фиксируют и в трудовом договоре по ст. 57 ТК РФ.

Графа 2 отведена под внутренний код подразделения: справочника нет, кодировку работодатель назначает сам, а при её отсутствии ставит прочерк.

Графа 3 содержит наименование должности или профессии с разрядом либо категорией: менеджер по продажам, электрогазосварщик 4 разряда, инженер-технолог I категории. Обязанности описывает уже другой документ, должностная инструкция, и расхождений с графой 3 быть не должно.

Графа 4: количество штатных единиц

Здесь указывают, сколько ставок предусмотрено по должности. Неполные единицы записывают долями: 0,25; 0,5; 2,75, такие примеры дают сами указания Госкомстата. Дробная ставка означает объём рабочего времени: под 0,5 единицы в договоре должен стоять реальный режим неполного рабочего времени. Вакансии отсюда не убирают.

Графы 5-9: оклад, надбавки и итог по строке

Графа 5 отведена под тарифную ставку (оклад) и содержит месячную оплату в рублях. Оклад ставят за полную ставку, даже если в графе 4 стоит 0,5: выплата считается пропорционально отработанному времени. Когда система оплаты не сводится к рублёвой сумме, указания Госкомстата разрешают заполнить графу «в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)».

Графы 6, 7 и 8 отведены под надбавки, премии и доплаты, в шапке каждой указывают вид выплаты: за вредные условия труда 4%, районный коэффициент 1,15, персональная надбавка.

Итоговая графа 9 считается по формуле, напечатанной прямо в шапке Т-3: (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) × гр. 4. В ней стоит месячный фонд по должности с учётом количества ставок, а не оклад одного человека. При окладе 60 000 рублей, надбавке 10 000 рублей и 0,5 ставки получится 35 000 рублей; при 2,75 ставки и окладе 40 000 рублей выйдет 110 000 рублей.

С МРОТ сравнивают месячную заработную плату полностью отработавшего норму работника, а не оклад: так сформулирована ст. 133 ТК РФ. С 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ), плюс проверяют региональное соглашение о минимальной заработной плате.

Графа 10, итоги и подписи

Графа 10 работает как служебное поле: вакансия с 01.02.2027, неполное рабочее время 20 ч/нед. В итоговой строке суммируют графы 4 и 9: первая цифра должна совпасть с грифом и приказом, вторая даёт месячный фонд оплаты труда. Завершают документ подписи кадровика и главного бухгалтера.

Когда название должности берут из профстандарта или ЕТКС

По общему правилу наименование должности работодатель формулирует свободно. Ограничение включает абзац ч. 2 ст. 57 ТК РФ: если с работой связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование и квалификационные требования обязаны соответствовать справочникам или профстандартам.

Проверить позицию можно тремя вопросами:

1. Полагаются ли работнику компенсации или льготы, например доплата за вредность.
2. Установлены ли законом ограничения для этой работы, скажем требования к допуску.
3. Попадает ли профессия в Список № 1 или № 2 для досрочной страховой пенсии (постановление Правительства РФ от 16.07.2014 № 665, списки утверждены постановлением Кабмина СССР от 26.01.1991 № 10).

Хотя бы один утвердительный ответ означает, что креатив в графе 3 закрыт. Название берут из ЕКС (постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37), из ЕТКС и ЕКС, утверждаемых в порядке постановления Правительства РФ от 31.10.2002 № 787, или из реестра профстандартов Минтруда (приказ от 29.09.2014 № 667н). Профстандарты обязательны по квалификационным требованиям там, где такие требования установлены законом (ст. 195.3 ТК РФ, введена законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ), в остальных случаях служат ориентиром. Цена вольного названия ложится на работника: Соцфонд отказывает в досрочной пенсии, потому что придуманного названия вроде специалиста по термическим процессам в списках нет.

Изменение штатного расписания: две законные схемы

Указания к форме Т-3 говорят, что изменения вносятся приказом руководителя. Дальше есть развилка, и выбор определяет объём работы.

Правка бумаги сама по себе трудовой договор не меняет. Если корректируются оклад, наименование должности или режим работы, нужно соглашение сторон либо процедура ст. 74 ТК РФ: доказанные организационные или технологические причины и уведомление работника за два месяца. У работодателя-физлица, включая ИП, срок короче, не менее 14 календарных дней (ст. 306 ТК РФ).

Трудовую функцию в одностороннем порядке изменить нельзя: ч. 1 ст. 74 ТК РФ содержит прямое исключение, и попытка переписать обязанности новой редакцией расписания заканчивается восстановлением работника.

Вакансии в штатном расписании и связь с сокращением

Вакантные ставки в документе нужны не для красоты. По ч. 3 ст. 81 ТК РФ увольнение по сокращению допускается, только если работника невозможно перевести на другую имеющуюся работу, включая нижестоящую и нижеоплачиваемую. Ту же обязанность повторяет ч. 1 ст. 180 ТК РФ, а перечень вакансий суд сверяет по расписанию и расстановке за весь период предупреждения.

Порядок такой: приказ о сокращении, затем предупреждение работников персонально под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) с предложением вакансий, и только потом новая редакция расписания.

Обратный порядок разваливает дело: должность выведена раньше срока, а работник по документам числится на несуществующей позиции. Второй частый провал, вывод должности с одновременным вводом похожей под новым названием: суд сопоставляет трудовые функции по обеим редакциям и признаёт сокращение мнимым.

Штатная численность, расстановка и сроки хранения

Штатная численность равна итогу графы 4, то есть сумме утверждённых ставок с учётом дробных, и от списочной численности людей отличается на вакансии.

Штатная расстановка (штатно-списочный состав) остаётся рабочим документом, где к тем же позициям добавлены фамилии, табельные номера и фактические надбавки. Юридически она не обязательна, но именно её ведут в работе. Хранить оба документа вместе рискованно: в расстановке есть персональные данные.

Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, Минюст 06.02.2020 № 57449, применяется с 18.02.2020):

• ст. 40, штатные расписания и изменения к ним: постоянно по месту утверждения, 3 года в других организациях;
• ст. 41, проекты и документы по их разработке: до минования надобности;
• ст. 42, штатные расстановки: 50/75 лет.

Частые ошибки и чем они заканчиваются

Документ есть, приказа об утверждении нет. Расписание не введено в действие, дата начала новых окладов не определена, в споре на него не опереться.

Итог графы 4 не совпадает со штатной численностью в грифе или с приказом. Расхождение проверяющий видит первым, а в деле о сокращении работник получает аргумент, что должность не выводилась.

По одинаковым должностям в подразделении установлены разные оклады. Труд равной ценности оплачивается равно, и вилка окладов в графе 5 регулярно становится поводом для предписания ГИТ и иска о доплате. Развести оплату законно помогают разные наименования с разной квалификацией либо надбавки в графах 6-8.

Дробную ставку поставили, а режим неполного рабочего времени в договоре не установили. Человек на 0,5 ставки работает полный день, расхождение с табелем доказывается мгновенно, суммы доначисляют.

Чек-лист перед утверждением

• Наименование работодателя как в уставе
• Проставлены номер, дата составления и дата введения в действие
• Итог графы 4 равен штатной численности в грифе и цифре в приказе
• Дробные ставки подкреплены режимом неполного времени
• Льготные должности сверены с ЕТКС, ЕКС или профстандартом
• По одинаковым должностям одинаковый оклад
• Месячная зарплата на полную ставку не ниже МРОТ и региональной планки
• Вакантные позиции помечены в графе 10
• Приказ подписан руководителем, прежняя редакция отменена
• Готовы уведомления по ст. 74 или ст. 306 ТК РФ

Частые вопросы

Обязательно ли штатное расписание в организации?

Прямой нормы «работодатель обязан вести штатное расписание» в ТК РФ нет. Статьи 15 и 57 определяют трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому Кодекс исходит из его наличия. Инспекция труда квалифицирует отсутствие по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Весомее другое: без документа не доказать сокращение, и уволенного восстанавливают.

Кто утверждает штатное расписание и каким приказом?

Разрабатывает документ кадровая служба вместе с бухгалтерией, а утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением). Это требование указаний к форме Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В приказе указывают дату введения в действие, штатную численность и месячный фонд оплаты труда, при необходимости отменяют прежнюю редакцию. Оформляют его по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Как внести изменения в штатное расписание?

Двумя способами, оба вводятся приказом руководителя. Приказ о внесении изменений точечно вводит или выводит позицию либо меняет оклад по строке, само расписание продолжает действовать. Новая редакция утверждается целиком с отменой прежней и удобна при массовых правках. Если затронуты обязательные условия трудового договора, нужны соглашение с работником или процедура ст. 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца; у ИП срок 14 дней (ст. 306 ТК РФ).

Нужно ли указывать вакансии и сколько хранить документ?

Вакантные ставки остаются в таблице, их помечают в графе 10 для примечаний. При сокращении работодатель обязан предложить работнику все подходящие вакансии, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые (ч. 3 ст. 81 и ч. 1 ст. 180 ТК РФ), а суд сверяет перечень по расписанию и расстановке. Сроки хранения установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: расписания постоянно (ст. 40), проекты до минования надобности (ст. 41), расстановки 50/75 лет (ст. 42).

Читайте также

• Приказ: образец, структура и правила по ГОСТ
• Должностная инструкция: образец и обязательные разделы
• График отпусков: форма Т-7, сроки и изменения
• Документы для ИП: что придётся вести и хранить

Материал носит справочный характер. Реквизиты нормативных актов, размер МРОТ и сроки хранения сверяйте с действующей редакцией и со своими локальными нормативными актами: структура и система оплаты труда у каждого работодателя свои.

Разбираем кадровые документы и работу с нейросетями в Telegram-канале NeiroLabs: t.me/neirolabs_ai.