Если вы ищете упд образец, чтобы оформить сделку и не потерять вычет НДС, начнём с сути. УПД (универсальный передаточный документ) объединяет в одном бланке первичный документ (накладную ТОРГ-12 или акт) и счёт-фактуру, поэтому вместо двух бумаг вы оформляете одну. Форму рекомендовала ФНС письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, и с тех пор это самый частый способ закрыть отгрузку или услугу для бизнеса на общей системе и для упрощенцев с НДС.
Ниже разберём, чем УПД отличается от счёта-фактуры и когда выгоднее взять именно его, как выбрать статус 1 или 2, какие реквизиты обязательны по закону, как заполнить документ по строкам и что поменялось в 2026 году. В конце дадим готовую таблицу реквизитов и образец заполнения.
Четыре документа, которые постоянно путают
Прежде чем выбирать между УПД и парой бумаг, стоит развести четыре разных документа. Их часто называют одним словом счёт, хотя работают они по-разному.
| Документ | Что подтверждает | Даёт ли вычет НДС |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | Только предложение оплатить, ни бухгалтерский, ни налоговый документ | Нет |
| Счёт-фактура | Основание для вычета НДС у покупателя (ст. 169 НК РФ) | Да, но факт передачи товара не подтверждает |
| Акт или накладная ТОРГ-12 | Факт передачи товара либо приёмки услуги (первичка по ФЗ-402) | Нет, это не налоговый документ |
| УПД | Передачу и вычет сразу, объединяет первичку и счёт-фактуру | Да, при статусе 1 |
Отсюда простой вывод: счёт-фактура сама по себе не доказывает, что товар доехал, а акт сам по себе не даёт покупателю вернуть НДС. Универсальный передаточный документ закрывает обе задачи одним бланком.
УПД или счёт-фактура плюс акт: что выбрать
Развилка зависит от того, платите ли вы НДС.
Если вы на общей системе или упрощенец с НДС, у вас два рабочих варианта. Первый: выставлять отдельно счёт-фактуру и отдельно акт (или накладную) на каждую сделку. Второй: заменить эту пару одним УПД со статусом 1. Второй вариант экономит время, снижает риск расхождений между двумя бумагами (разные даты, разные суммы) и уменьшает объём документооборота. Именно поэтому большинство компаний давно перешли на УПД.
Если вы не платите НДС (упрощенец с доходом до 20 млн руб., самозанятый), счёт-фактура вам не нужна вовсе. Тогда достаточно акта или накладной, а если хотите единый бланк, берёте УПД со статусом 2 (без НДС-части). Ставить полный счёт-фактурный УПД без нужды в этом случае вредно, об этом ниже.
Разобраться со стороной договора помогает сам текст сделки: что именно вы поставляете, кто принимает, какие сроки. Если базовые условия у вас ещё не зафиксированы, посмотрите наш разбор договора оказания услуг между ИП и ООО: УПД или акт закрывают уже то, что договор описал заранее.
Статус 1 и статус 2: как определить свой
Статус проставляется в левом верхнем углу бланка, и это первое, что заполняют в УПД.
Статус 1 означает, что документ работает и как первичка, и как счёт-фактура. Его выбирают по операциям, облагаемым НДС: тогда в бланке появляются графы со ставкой и суммой налога, а покупатель получает право на вычет.
Статус 2 означает только первичку (накладную или акт), НДС-часть не заполняется. Этот вариант для тех, кто НДС не платит.
Здесь начинающие ИП чаще всего ошибаются. Упрощенец, освобождённый от НДС (доход до 20 млн руб. в год), не выставляет счёт-фактуру и не сдаёт декларацию по НДС, поэтому его УПД возможен только со статусом 2. Если поставить статус 1 просто на всякий случай, вы сами создаёте себе обязанность заплатить указанный НДС и подставляете покупателя под отказ в вычете. Когда мы пилили конструктор документов, именно эта путаница со статусом всплывала в тестовых сделках чаще всего, поэтому статус мы вынесли в самый первый вопрос.
Кому какой статус нужен, удобно свести коротко:
- ОСНО: статус 1 по всем облагаемым операциям.
- УСН с НДС (доход выше 20 млн руб.): статус 1 со ставкой 5%, 7% или 22% по вашему выбору.
- УСН без НДС (доход до 20 млн руб.): только статус 2.
- Самозанятый: акт приёмки, счёт-фактурная часть не применяется.
Обязательные реквизиты УПД
Как первичный документ УПД подчиняется ч. 2 ст. 9 ФЗ-402 о бухгалтерском учёте. В счёт-фактурной части он подчиняется ст. 169 НК РФ и постановлению Правительства № 1137. Уберёте хоть один обязательный реквизит, и бланк перестанет работать в своей части. Вот полный перечень.
| Реквизит | Где в УПД | На основании чего |
|---|---|---|
| Наименование и дата документа | Шапка | ч. 2 ст. 9 ФЗ-402 |
| Наименование экономического субъекта (составителя) | Шапка | ч. 2 ст. 9 ФЗ-402 |
| Содержание факта хозяйственной жизни (что за товар, работа, услуга) | Табличная часть, графа наименования | ч. 2 ст. 9 ФЗ-402 |
| Величина натурального и денежного измерения (количество, цена, стоимость) | Табличная часть | ч. 2 ст. 9 ФЗ-402 |
| Должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой | Строки 10, 13, 15 | ч. 2 ст. 9 ФЗ-402 |
| Порядковый номер и дата счёта-фактуры | Строка 1 | ст. 169 НК РФ |
| Наименование, ИНН и адрес продавца и покупателя | Строки 2–6 | ст. 169 НК РФ |
| Ставка и сумма НДС, стоимость с налогом | Табличная часть | ст. 169 НК РФ |
| Строка 5б (связь с авансовым счётом-фактурой) | Шапка счёта-фактуры | пост. № 1137 в ред. 23.01.2026 |
Реквизиты со ссылкой на ст. 169 НК РФ заполняются только при статусе 1. При статусе 2 достаточно блока по ФЗ-402.
Пошаговое заполнение по строкам
Порядок оформления бумажного или электронного УПД одинаковый по логике.
- Статус в левом верхнем углу: ставите 1 или 2 по разделу выше.
- Шапка счёта-фактуры (строки 1–7): номер и дата документа, продавец, покупатель, грузоотправитель и грузополучатель, реквизиты платёжки при авансе, валюта. ИП с 01.04.2026 указывает ОГРНИП и дату его присвоения.
- Табличная часть: наименование товара или услуги с детализацией, единица измерения, количество, цена, стоимость без налога, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с налогом. Для прослеживаемых и маркированных товаров добавляются РНПТ (регистрационный номер партии товара), а для импорта ещё код страны и номер таможенной декларации.
- Подписи со стороны продавца. Счёт-фактурную часть при статусе 1 подписывают руководитель и главбух либо уполномоченные лица. Строка 10: лицо, которое передало товар или сдало работу (кладовщик, водитель, исполнитель). Строка 13: лицо, ответственное за правильное оформление сделки со стороны продавца.
- Подпись со стороны покупателя. Строка 15: тот, кто получил товар или принял работу.
- Даты передачи и приёмки в строках 11 и 16, если они отличаются от даты составления.
Наименование в табличной части пишите с деталями: вместо общей строки про услуги по договору укажите, что именно сделано, например разработку макета лендинга по договору № 5 от 10.01.2026. Абстрактная формулировка становится одной из причин отказа в вычете.
Что изменилось в 2026 году
Год выдался богатым на правки, поэтому старые образцы уже не подходят.
Электронный УПД стал обязательным с 1 января 2026 года для тех, кто передаёт контрагентам отгрузочные документы в электронном виде (Приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Одновременно утратили силу электронные форматы отдельных ТОРГ-12 и акта, их место занял УПД. При этом обязательность касается не всех: бумажные ТОРГ-12 и акт по постановлениям Госкомстата № 132 и № 100 в 2026 году продолжают действовать, так что для ИП на бумаге ничего не поменялось.
С 1 апреля 2026 года действует новая форма счёта-фактуры и УПД (постановление Правительства № 1137 в редакции от 23.01.2026). Появилась строка 5б, которая связывает отгрузочный документ с ранее выставленным авансовым счётом-фактурой, а ИП теперь указывает ОГРНИП с датой присвоения.
Ставка НДС выросла с 20% до 22% с 1 января 2026 года (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ), и в графе ставки УПД со статусом 1 теперь стоит 22%. Отдельно поменялось положение упрощенцев: порог освобождения от НДС на УСН снижен втрое, с 60 до 20 млн руб. годового дохода. Перешагнули порог, значит с 1-го числа следующего месяца платите НДС по ставке 5%, 7% либо 22% и начинаете выставлять счета-фактуры или УПД со статусом 1.
Типичные ошибки и цена ошибки
Ошибки в УПД делятся на те, что стоят денег, и те, что налоговую не волнуют.
Лишают покупателя вычета НДС ошибки, которые мешают опознать сделку или сумму налога: неверный ИНН продавца или покупателя, абстрактное наименование товара без детализации, ошибка в стоимости, ставке или сумме НДС. Сюда же попадает распространённая история с подотчётниками: если УПД выписан на сотрудника-физлицо, а не на организацию с её ИНН, вычет не пройдёт.
Цена такой ошибки конкретна. Налоговая снимает вычет, доначисляет налог, сверху идут пени и штраф 20% от суммы неуплаченного налога (ст. 122 НК РФ), а при умышленном занижении 40%.
При этом не всякая помарка опасна. Опечатки, регистр букв, лишние запятые, устаревший юридический адрес покупателя вычету не мешают, если они не искажают стороны, товар, ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Так что паниковать из-за лишней буквы не нужно, а вот ИНН и суммы проверять стоит дважды.
Собрать УПД за 2 минуты
Представьте сделку словами: ИП на УСН с НДС продаёт ООО 10 упаковок бумаги по 500 рублей, ставка 22%, отгрузка сегодня, статус 1. Наш конструктор в NeiroLabs собирает по такому описанию черновик УПД с верными реквизитами и актуальной ставкой НДС 2026 года и отдаёт готовый файл Word или Excel, дальше вы его проверяете и подписываете. Работает из России без VPN, в рублях, на старте есть кредиты под первые документы.
Честно про рамки: это акселератор черновика, а не замена бухгалтера или юриста. Ставку НДС, реквизиты сторон и условия сделки за вас проверяет человек, потому что ответственность перед налоговой несёте вы.
Попробовать конструктор →Если только открываете бизнес и не знаете, с каких бумаг начать, посмотрите отдельный разбор первых документов ИП, а для юрлиц у нас собран набор для бизнеса.
Образец заполненного УПД
Как выглядит корректно заполненный документ на простой сделке.
- Статус: 1.
- Строка 1: УПД № 42 от 16.07.2026.
- Продавец: ИП Иванов И. И., ИНН 770000000000, ОГРНИП с датой присвоения.
- Покупатель: ООО «Ромашка», ИНН 7700000001.
- Наименование: бумага офисная А4, 10 упаковок, цена 500 руб., стоимость без НДС 5000 руб.
- Ставка НДС 22%, сумма НДС 1100 руб., стоимость с налогом 6100 руб.
- Строка 10: менеджер, передавший товар, подпись и расшифровка.
- Строка 13: руководитель, ответственный за оформление.
- Строка 15: представитель покупателя, принявший товар, дата в строке 16.
Такой бланк одновременно закрывает отгрузку как первичка и даёт покупателю вычет на 1100 руб. как счёт-фактура.
Частые вопросы
Чем УПД удобнее пары из счёта-фактуры и акта?
Одна дата и одна сумма вместо двух документов, где легко разойтись в цифрах. Меньше бумаг на хранение и одна подпись контрагента вместо двух комплектов. По содержанию УПД со статусом 1 полностью равноценен связке счёт-фактура плюс накладная.
Можно ли в 2026 году выставлять УПД на бумаге?
Да, если вы не передаёте отгрузочные документы через ЭДО. Обязателен электронный формат только для участников электронного документооборота и для прослеживаемых или маркированных товаров. В остальных случаях бумажный УПД законен.
Нужен ли акт, если самозанятый прислал чек из приложения Мой налог?
Да. Чек самозанятого не заменяет акт: для учёта расходов и защиты от переквалификации отношений в трудовые нужен полноценный акт приёмки. С 2026 года приложение Мой налог автоматически передаёт данные о доходах в инспекцию, а штраф за подмену трудовых отношений доходит до 100 000 руб.
Что делать, если в УПД нашли опечатку после отгрузки?
Смотреть, задевает ли она ИНН, наименование, стоимость, ставку или сумму НДС. Если нет (например, ошибка в адресе или регистре букв), исправлять необязательно, вычет сохраняется. Если задевает, продавец выставляет исправленный УПД с новым номером исправления.
Полный набор шаблонов и разборов по бумагам предпринимателя собран в хабе Документы для ИП и бизнеса.
Это справочный материал и черновик документа, а не бухгалтерская или юридическая консультация. Ставку НДС, реквизиты и статус УПД под вашу конкретную сделку проверяйте с бухгалтером или профильным специалистом.
Разбираем документы и работу с нейросетями простыми словами в Telegram-канале NeiroLabs: t.me/neirolabs_ai.